SAMC — Le copilote de votre commune.

Réserver une salle, c'est tout sauf anodin : convention à signer, attestation d'assurance à fournir, demande de matériel, remise de clés, état des lieux entrée/sortie, préfacturation, chèque de caution. Et le parcours n'est pas le même pour une association que pour un particulier.

SAMC automatise tout le processus, du premier clic à la restitution des clés. Réservation à l'année avec ou sans périodes scolaires, demandes ponctuelles, dépôts de pièces, signatures électroniques, préfacturation, suivi des cautions : tout est fluide, tout est tracé.

Et pour le DGS et les élus, SAMC offre une vision claire des taux d'occupation salle par salle : on optimise, on arbitre, on valorise mieux le patrimoine communal.

La vie associative représente un moteur essentiel de dynamisme pour les communes. Événements culturels, manifestations sportives, animations locales, réservations de salles, demandes de matériel, communication municipale : les échanges entre les associations et les collectivités sont nombreux et parfois complexes à gérer.

Face à ces enjeux, AVE3P propose SAMC — Système Automatisé pour Mairies & Collectivités, une plateforme collaborative conçue pour moderniser et simplifier la relation entre les collectivités et les acteurs associatifs.

SAMC a été imaginé pour répondre aux besoins concrets des mairies, des DGS, des services communication, des services vie associative, des élus locaux et des associations du territoire. L'objectif est simple : centraliser les échanges, fluidifier l'organisation et améliorer la diffusion de l'information.

De nombreuses collectivités gèrent encore une partie importante des demandes par e-mail, téléphone ou documents papier. SAMC réduit les tâches administratives répétitives, améliore le suivi des demandes, évite les pertes d'informations et donne de la visibilité sur les événements à venir.

Fini le guide des associations imprimé qui vieillit mal dès sa sortie. Avec SAMC, votre commune dispose d'un annuaire vivant, actualisé en temps réel, publié automatiquement sur le site de la mairie et dans l'application mobile et tablette.

Le secret ? Ce sont les associations elles-mêmes qui mettent à jour leur fiche. Changement de président, nouveaux horaires, tarifs revus, coordonnées modifiées : elles éditent directement, et l'information apparaît instantanément côté habitants. Plus d'allers-retours par mail, plus de versions obsolètes qui traînent.

Chaque fiche va bien au-delà du simple contact : elle regroupe les événements à venir, la grille tarifaire, le flyer officiel et tous les documents utiles pour donner envie de rejoindre l'aventure. La synchronisation avec les données RNA de la Préfecture garantit une base fiable et actualisée.

Les collectivités organisent chaque année de nombreux évènements : cérémonies officielles, commémorations, inaugurations, vins d'honneur, forums associatifs ou manifestations locales. Ils mobilisent services municipaux, élus, associations, prestataires, partenaires et exposants.

Les évènements récurrents peuvent être dupliqués automatiquement d'une année sur l'autre. La collectivité conserve son organisation, ses prestataires, ses listes d'invités et ses tâches, avec seulement quelques ajustements à effectuer.

SAMC permet de gérer les listes d'invités et les envois d'e-mails, de suivre les organisateurs et les responsabilités, de coordonner les tâches avec un suivi précis du « qui fait quoi et quand », de gérer les exposants et les prestataires, de générer et suivre les commandes, et de piloter les coûts et les prévisionnels budgétaires.

La Direction Générale des Services et les élus référents disposent d'une vision globale et en temps réel de l'avancement des évènements.

« Je ne savais pas que c'était ce week-end. » « J'ai appris trop tard. » Côté habitants, l'info passe toujours à côté. Côté équipes, c'est l'inverse : on republie dix fois la même annonce sur dix canaux différents, et la semaine y passe.

SAMC change la donne. Vous saisissez une information une seule fois, et elle se diffuse automatiquement partout où vos habitants sont déjà : site internet, appli mobile et tablette, réseaux sociaux, newsletter, WhatsApp, mailing liste, intranet, écrans de diffusion, panneaux lumineux.

Résultat : une commune qui communique d'une seule voix, des événements qui font le plein, et des agents qui respirent enfin.

Subventions, préfacturations, coûts d'organisation d'événements, avantages en nature accordés aux associations, documents obligatoires, attestations d'assurance, autorisations d'événements, entretien des lieux communaux : la gestion d'une commune, c'est un empilement de dossiers, de tableurs et de rappels sur Post-it.

SAMC rassemble tout ce qui fait la vie administrative et financière de votre commune dans un seul espace. Chaque subvention, chaque document, chaque coût est suivi en temps réel, sans ressaisie, sans oubli.

Pour le DGS et les élus : des tableaux de bord clairs, des KPI à jour et une vision 360° des activités municipales et associatives. En un coup d'œil, vous savez où partent les budgets, quelles associations sollicitent quels moyens, et où ajuster les arbitrages.

Toutes les communes n'ont pas les mêmes besoins, ni les mêmes moyens. SAMC se décline en une version plus légère, plus accessible, taillée sur mesure pour les petites communes : SAMC Village. Les mêmes fondations solides, l'essentiel des fonctionnalités, sans la complexité d'une grande collectivité.

Au programme : réservation de salles simplifiée, publication des événements municipaux et associatifs, guide des associations toujours à jour, gestion des interventions techniques, réservation de matériel communal et un tableau de bord clair pour garder la main sur l'activité.

Les petites communes méritent elles aussi des outils à la hauteur de leur ambition.

Écouter les habitants, les associations et les usagers des services municipaux est devenu un enjeu majeur. Pourtant, la mise en place d'enquêtes de satisfaction reste souvent chronophage et nécessite plusieurs outils distincts. Avec SAMC, tout est intégré.

Le module permet de concevoir rapidement des questionnaires : satisfaction après un forum des associations, retour d'expérience suite à un événement communal, évaluation d'une réservation de salle, consultation citoyenne, sondage auprès des associations locales.

L'automatisation fait le reste : après une réservation ponctuelle de salle, une enquête peut partir automatiquement quelques jours après l'événement. Les enquêtes se diffusent sur le site de la collectivité, via la newsletter intégrée, par e-mail ciblé ou par liens de partage.

Les résultats sont centralisés dans des tableaux de bord intuitifs, et un module d'analyse par intelligence artificielle synthétise les commentaires libres : sujets récurrents, points forts, axes d'amélioration.